Digitalizzazione fascicoli notarili
Dataweb Group offre un servizio completo di digitalizzazione integrale degli archivi di studio: dalla presa in carico dei fascicoli cartacei alla scansione, fino alla pubblicazione su piattaforma web consultabile da qualsiasi dispositivo.
Progetto Prometeo: digitalizzazione dei fascicoli di studio
Gli studi notarili gestiscono quotidianamente grandi volumi di documentazione
cartacea, con i relativi costi di spazio, tempi di ricerca e rischi di deterioramento o
smarrimento. Dataweb Group offre un servizio strutturato di digitalizzazione degli archivi di
studio: i fascicoli vengono ritirati, catalogati, scansionati e resi disponibili sulla piattaforma
web proprietaria, consultabile da qualsiasi dispositivo.
La digitalizzazione restituisce una copia fedele del fascicolo originale in ogni suo dettaglio:
ogni pagina, annotazione a margine, post-it o appunto viene scansionato e archiviato
esattamente come si presenta nel cartaceo consegnato dallo studio. Il risultato è un archivio
digitale che riproduce integralmente il patrimonio informativo dello studio, senza alcuna
perdita di contenuto o di contesto.
I vantaggi per lo studio notarile
- task_alt Riduzione dei tempi di ricerca: ogni fascicolo è reperibile in pochi secondi attraverso la piattaforma web.
- task_alt Recupero degli spazi fisici: liberazione delle aree dello studio dedicate all'archivio cartaceo.
- task_alt Tutela contro smarrimento e deterioramento: la copia digitale garantisce l'integrità del documento nel tempo.
- task_alt Sicurezza avanzata: accesso riservato alle sole persone autorizzate, tracciabilità delle consultazioni, nel rispetto del GDPR (Regolamento UE 2016/679).
- task_alt Conformità normativa antincendio: archiviazione in strutture conformi al DM 12 aprile 2019 (modifica del Codice di Prevenzione Incendi di cui al DM 3 agosto 2015), con riduzione dei costi di deposito e gestione.
- task_alt Sostenibilità ambientale: riduzione del consumo di carta e dell'impatto ambientale dello studio.
Digitalizzazione archivi: fasi operative
La digitalizzazione degli archivi di studio si articola in quattro fasi gestite interamente da Dataweb Group, dalla presa in carico dei fascicoli alla pubblicazione sulla piattaforma web. Un processo strutturato che garantisce tracciabilità e qualità in ogni passaggio.
Ritiro dei documenti presso lo studio
Dataweb Group provvede al ritiro dei fascicoli direttamente presso lo studio, con personale e automezzi propri. I documenti vengono catalogati, inscatolati e trasportati nelle strutture logistiche Dataweb, garantendo la massima sicurezza durante ogni fase del trasferimento.
Normalizzazione dei documenti
I fascicoli vengono aperti, preparati e verificati: rimozione dei punti metallici, applicazione o verifica dei QR code identificativi e suddivisione in sotto-fascicoli per tipologia (catasto, adempimenti, urbanistica, antiriciclaggio, pagamenti e altre categorie definite con lo studio).
Digitalizzazione e inserimento metadati
I documenti vengono scansionati ad alta risoluzione, mantenendo ogni elemento del cartaceo originale — pagine, annotazioni, appunti. A ogni documento vengono associati metadati strutturati che ne permettono la ricerca rapida e mirata sulla piattaforma.
Pubblicazione sulla piattaforma web
I documenti digitalizzati vengono pubblicati sul portale Dataweb e resi consultabili tramite browser da PC, tablet e smartphone, in qualsiasi momento.
